Электронный документооборот

Электронный документоо борот : предпосылки внедрения, определение,основные ф унции, выгоды от внедрения. Документы в наше время выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но пр и росте объемов деятельности возникает парадокс – работа с документам и требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы – использование специального программно го обеспечения – систем электронного документооборота(СЭД). Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электрон ными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных фор м в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроиз водства. Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламент ированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Пользователями систем автоматизации делопроизводства являются сотру дники таких структурных подразделений как управление делами, секретариаты , канцелярии (10-15% сотрудников); поль зователями систем, автоматизирующих деловые процессы -40-50% сотрудников ор ганизации; пользователями электронного документооборота – до 80% сотру дников. Характеристики СЭД : -масштабируемость системы -поддержка различных программно-аппаратных платформ -гибкость управления доступом ко всему спектру документов -интегрируемость с другими информационными системами -наличие нескольких типов интерфейсов рабочих мест - наличие механизмов создания юридически значимого электронного докум ентооборота Возможности электронного документооборота В СЭД можно осуще ствлять весь цикл работы с документами. Группировка и сортировка докуме нтов может осуществляться такими методами как: -хронологиеский -предметно-вопросный Алфавитный -нумерационный -номинальный -корреспондентский Регистрация и хранение документов в СЭД обеспечивает возможность учет а и сохранности документов, быстрого их поиска. Создание в системе элект ронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуа льности и простоты доступа к ним. В СЭД можно отследить текущее состояни е дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с докумен тами, статистику их выполнения. Вывод: в целом современные системы электронного документооборот а предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения дел опроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процесс ов.